Dla kogo jest EBI24?
EBI24 to nowoczesne rozwiązanie dla firm szukających sprawdzonych narzędzi do zarządzania dokumentami i organizacji pracy. Spośród kategorii “programy do prowadzenia firmy”, które wspierają zarówno jednoosobowe działalności, jak i duże przedsiębiorstwa nasz system doskonale sprawdza się jako program do zarządzania kancelarią, obsługi oddziałów, sieci franczyzowych czy współpracy z klientami i partnerami. Dzięki funkcjonalnościom takim jak elektroniczne podpisywanie umów, archiwizacja danych czy kontrola przepływu dokumentów, skutecznie wspieramy obieg dokumentów w firmie produkcyjnej i wielu innych branżach.
Dla jednoosobowych działalności
EBI24 to idealne rozwiązanie dla jednoosobowych działalności gospodarczych, freelancerów, jak i osób zatrudniających pracowników bez względu na charakter działalności – usługi, handel czy produkcja. Funkcje EBI24 takie jak wystawianie faktur, korygowanie, wystawianie rachunków do umów o dzieło lub umów zlecenia, zbieranie kosztów, dostęp dla zewnętrznej księgowości, bezpieczne przechowywanie, dostęp online, a przede wszystkim wersja mobilna znacznie ułatwią pracę, zaoszczędzą czas, jak również pozwolą utrzymać porządek w dokumentach.
Dla małych i średnich firm
Wirtualny sekretariat, zarządzanie dostępem do dokumentów dla pracowników, delegowanie uprawnień dla firm zewnętrznych jak księgowość, partnerzy oraz inne podstawowe działania – obieg dokumentów, wystawianie faktur, zbieranie i agregacja kosztów i innych dokumentów, dostępne archiwum usprawnią pracę wszystkim pracownikom i partnerom. Małe i średnie firmy mogą korzystać z dodatkowych opcji obsługi dokumentów finansowo-kasowych oraz magazynowych oraz integracji z systemami księgowymi i bankowymi.
Dla dużych firm
Duże firmy przede wszystkim mają możliwość integracji modułów i funkcjonalności EBI24 z obecnymi już w firmie rozwiązaniami takimi jak programy księgowe, magazynowe, systemy ERP. Masowe rozsyłanie faktur elektronicznych, zbieranie potwierdzeń, zawieranie umów, zlecenia, zbieranie faktur kosztowych w systemie EBI24 mogą stanowić idealne wdrożenie uzupełniające dla tych rozwiązań, które już działają w każdej dużej firmie. EBI24 może wspomagać procesy dla każdego rodzaju działalności i branży w zależności od indywidualnych potrzeb. Dla dużych firm oferujemy rozwiązanie typu ENTERPRISE, które daje możliwość integracji między obecnymi rozwiązaniami a funkcjonalnościami EBI24.
Dla firm pracujących z dużą ilością podwykonawców
Agentów handlowych, kierowców, osób na zleceniach i umowach o dzieło, systemach prowizyjnych. EBI24 to idealne rozwiązanie dla tworzenia globalnej lub lokalnej sieci współpracy, która pozwoli zwiększyć efektywność i kontrolę obiegu dokumentów. Już podstawowe funkcjonalności, takie jak tworzenie, wysyłanie, oznaczanie statusu i podpisywanie dokumentów oraz tworzenie powiązań między dokumentami, segregowanie ich w katalogi, nadawanie etykiet, archiwizacja oraz łatwość wyszukiwania, jak również wykorzystanie opcji tworzenia własnych lub adaptacja gotowych szablonów znacznie usprawni i przyśpieszy funkcjonowanie każdego działu.
Dla firm posiadających oddziały
Firmom o wielu oddziałach EBI24 daje możliwość stworzenia lokalnej sieci współpracy i dywersyfikacji działań, obsługi i przyznawania uprawnień z podziałem na szczebel centralny i poszczególne jednostki lokalne, placówki sprzedaży itp. Podstawową korzyścią z wdrożenia systemu EBI24 jest pełna kontrola nad obiegiem dokumentów i ich statusem. Funkcjonalności podstawowe, takie jak tworzenie, wysyłanie, oznaczanie statusu i podpisywanie dokumentów oraz tworzenie powiązań między dokumentami, segregowanie ich w katalogi, nadawanie etykiet, archiwizacja oraz łatwość wyszukiwania wprowadzi pełny porządek i usprawni współpracę między oddziałami i centralą.
Dla sieci franczyzowych
Współpraca z partnerami w ramach sieci franczyzowej z wykorzystaniem EBI24 daje takie same korzyści jak w przypadku firmy z wieloma oddziałami. Główna zaleta dla sieci franczyzowych polega na możliwości przyznawania uprawnień do dokumentów, katalogów lub poszczególnych działań na dokumentach. EBI24 to zatem także idealne rozwiązanie dla stworzenia i obsługi globalnej sieci partnerów zewnętrznych, takich jak oddziały franczyzowe. Wszystkie funkcjonalności podstawowe i adaptacja gotowych szablonów dokumentów zoptymalizuje obsługę wszystkich jednostek franczyzowych, a także pozwoli scentralizować wszelkie najważniejsze dane.
Dla spółek zagranicznych powiązanych kapitałowo
Współpraca ze spółkami zagranicznymi powiązanymi kapitałowo za pośrednictwem EBI24 umożliwia skuteczne zarządzanie dokumentacją i procesami niezależnie od lokalizacji podmiotów. System pozwala precyzyjnie definiować dostęp do dokumentów, katalogów i poszczególnych czynności, dostosowując poziom uprawnień do struktury całej grupy kapitałowej. EBI24 sprawdza się jako narzędzie do centralizacji komunikacji, wymiany informacji i standaryzacji dokumentów w obrębie międzynarodowej grupy, umożliwiając jednocześnie szybką adaptację szablonów dokumentów do wymagań lokalnych rynków.
Dla właścicieli wielu spółek
EBI24 to rozwiązanie, które idealnie sprawdzi się u osób prowadzących kilka firm czy działalności gospodarczych na różnych polach. EBI24 pozwala na łatwe i wygodne zarządzanie dokumentami kilku firm lub prowadzonych działalności równocześnie w jednym miejscu. Wgląd jak i obsługa dokumentacji ogólnej i kosztowo przychodowej z jednego miejsca z możliwością łatwego przełączania się między firmami wprowadzi jeszcze większą wygodę i kontrolę prowadzonych interesów.
Z naszego rozwiązania korzystają branże:
Agencje nieruchomości
Standardowymi funkcjami dedykowanymi dla branży nieruchomości jest obsługa dokumentów i faktur. Poza funkcjami zarządzania sekretariatem i dokumentami finansowymi, ich przesyłania i archiwizacji bardzo ciekawą funkcją jest możliwość elektronicznego podpisania umowy jak również opcja mobilnego podpisywania umów reprezentacji podczas spotkania z klientem bezpośrednio przed oglądanym lokalem. Agent wyjmując Tablet może poprosić Klienta o podpisanie przygotowanej umowy, która bezpośrednio jest przekazywana do odpowiedniego katalogu elektronicznego archiwum a razie potrzeby szybko odnaleziona.
Agencje marketingowe
Współpraca zespołów w agencji marketingowej za pomocą EBI24 usprawnia obieg dokumentów, briefów i umów – zarówno wewnątrz firmy, jak i w relacjach z klientami oraz podwykonawcami. System pozwala na sprawne zarządzanie wersjami dokumentów, kontrolę etapów akceptacji oraz automatyzację procesów związanych z podpisywaniem umów.
Biura tłumaczeń
Bardzo atrakcyjną funkcją EBI24 jest możliwość wymiany dokumentów z podwykonawcami jak również klientami. Współpracujący tłumacze po wykonaniu swojej pracy wystawiają fv. Trafiają one do biura w różnych formach i różnym czasie. EBI24 pozwala na ten proces ujednolicić uporządkować – po pierwsze biuro może wysłać do tłumacza Zlecenie wg wprowadzonego gotowego szablonu (z informacją jaka kwota ma być na fv oraz za jaką usługę) – w odpowiedzi od tłumacza otrzyma fv z właściwą kwotą, informacją o zgodności ze zleceniem i w jednakowej formie od wszystkich współpracujących. Takie rozwiązanie pozwala mieć zawsze ujednolicone dokumenty, kontrolę na procesem rozliczania, jasne raporty i statystyki. W końcu ład i porządek. Również zdalne wystawianie podpisywanie umów lub zleceń z podwykonawcami to krok ku nowoczesnemu zarządzaniu biurem tłumaczeń.
Fundacje rządowe i pozarządowe
Tak jak dla każdej średniej firmie EBI24 idealnie spełni się w roli wspomagania zarządzania sekretariatem (wirtualny sekretariat) a przede wszystkim da możliwość stworzenia efektywnej sieci współpracy ze wszystkimi partnerami i współpracownikami poprzez udzielanie dostępu do wybranych dokumentów, katalogu jak zarówno ich tworzeniu. EBI24 daje możliwość wprowadzania do systemu własnych szablonów wszystkich rodzajów dokumentów i generowania procesu ich obiegu w tym poprzez zdalne elektroniczne podpisywanie.
Deweloperzy
Dla firm deweloperskim tak samo dużych jak mniejszych a nawet jednoosobowych wykonawców EBI24 pozwoli przenieść wszystkie dokumenty i ich obsługę, archiwizację jak również obsługę faktur na formę elektroniczną . Ułatwi to znacznie dostęp do wszystkich bieżących pism i druków ale też da możliwość łatwego odszukiwania ich w archiwum. EBI24 przyśpieszy obieg i dostęp do pism, umów i innych druków między pracownikami jak również z klientami zarówno tych bieżących jak i archiwalnych. EBI24 daje możliwość zdalnego podpisywanych umów i wszelkich druków bez konieczności wysyłania drukowanych egzemplarzy i czekanie na odesłanie przez klienta drogą pocztową. Dodatkowo EBI24 daje możliwość korzystania z gotowych szablonów druków, zgód itp. które można udostępniać klientom lub partnerom przez Internet.
Biura podróży
Dzięki EBI24 biura podróży mogą uwolnić się od stosów papierów, w szczególności podpisywanych umów a często również konieczności wysyłania pocztą egzemplarzy umowy do podpisania. EBI24 wprowadził możliwość zdalnego podpisania umowy tj. wysłania emailem umowy z prośbą o odręczny podpis na dokumencie pdf. Po podpisaniu klient może pobrać i zachować umowę w pdf jak również może ją wydrukować. Taka procedura podpisywania umów znacznie przyśpieszy i obniży koszty realizacji zleceń. Oczywiście EBI24 daje możliwość korzystania z podstawowych zarządzać wszystkimi bieżącymi dokumentami w firmie jak również obsługiwać wystawianie i wysyłanie faktur.
Firmy transportowe
W zależności od skali działalności firmy transportowe mogą wykorzystać system EBI24 w części lub całości. Standardowa obsługa dokumentów, wystawianie i wysyłanie faktur, agregacja kosztów, sprawne archiwum w jednym miejscu pomogą każdej małej firmie transportowej. Dodatkowo EBI24 oferuje dodatkowe moduły które pozwolą wspomóc obieg dokumentów magazynowych, kasowych takich jak WZ, PZ, KW. Duża firma transportowa może wykorzystać system EBI24 jako dodatkowy element wsparcia zarządzania przedsiębiorstwem w wybranych obszarach jak np. obsługa magazynu, dystrybucja faktur czy generowanie unikalnych raportów.
Drukarnie
EBI24 w branży firm drukarskich i analogicznie w innych firmach produkcyjnych może być wykorzystany w sposób pełny lub częściowy zintegrowany z pozostałymi systemami takimi jak ERP czy programami księgowo-finansowymi w obszarach wsparcia obsługi magazynu, dystrybucji faktur lub innych dokumentów. Skala wykorzystania EBI24 zależy w znaczeni mierze od potrzeb jak i wielkości przedsiębiorstwa. Poza standardowymi funkcjonalnościami EBI24 oferuje dodatkowe moduły które pozwolą wspomóc obieg dokumentów magazynowych, kasowych takich jak WZ, PZ, KW, KP.
Księgowi
Dla biur księgowych EBI24 może stanowić platformę w dwóch płaszczyznach działalności. Z jednej strony podstawowe funkcjonalności jak obsługa dokumentów, podpisywanie zdalne umów drogą elektroniczną, bieżące archiwum mogą wspierać działalność handlowo- usługową firmy księgowej. Z drugiej strony system EBI24 stanowi idealne narzędzie do współpracy z klientami każdego biura rachunkowego i jednoosobowej księgowej. EBI24 pozwoli na utrzymywanie elektronicznego kontaktu z usługobiorcami gdzie każdy klient będzie miał swoje konto w systemie i dzięki niemu drogą elektroniczną przesyłał swoje dokumenty finansowe (przychody, koszty, umowy) do biura. Dostarczanie dokumentów może mieć charakter zbiorczy na koniec miesiąca lub poprzez udzielenie bieżącego dostępu do katalogu ze zabieranymi dokumentami/ fakturami. EBI24 pozwala zachować podstawowe procedury wymagane przez każdego księgowego jak opis faktury czy załączniki. EBI24 posiada również funkcjonalności jak integracja z programami księgowymi czy z bankiem klienta. EBI24 pozwoli na wyeliminowanie opóźnienia w dostarczaniu dokumentów co usprawni i ułatwi pracę i kontakt na linii klient- biuro rachunkowe.
Freelancerzy
Każdy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i wymieniając dokumenty zarówno z klientami jak i partnerami, podwykonawcami prowadzący działalność usługową, handlową czy nawet produkcyjną może zarządzać wszystkimi poziomami wykonywania swojej pracy od zbierania i katalogowania dokumentów, wystawiania faktur i rachunków, tworzenia niezbędnych pism i druków z gotowych szablonów, zdalnego podpisywania umów niezależnie od formy, zbierania kosztów, przekazywania faktur do biura księgowego a wszystko w wygodny elektroniczny sposób z wykorzystaniem wersji mobilnej. EBI24 pozwoli utrzymać porządek w dokumentach w łatwy, szybki i przyjazny sposób.
Prawnicy
EBI24 oferuje szereg funkcjonalności przydatnych w codziennym funkcjonowaniu kancelarii prawnej obsługę bieżącej działalności firmy począwszy od ewidencjonowanej korespondencji, obsługę faktur i wymiany dokumentów z klientami jak podpisywanie umów i zdalny elektroniczny podpis dokumentów (np. umów udzielenia pełnomocnictwa, wystawianie faktur dla klientów). EBI24 może stanowić drugą płaszczyznę wsparcia dla prowadzonej działalności, dzięki któremu można również w bezpieczny i kontrolowany udostępniać klientom wgląd czasowy lub stały do wszystkich lub wybranych dokumentów prowadzonych spraw prawnych i innych. System może stanowić idealne uzupełnienie dla prowadzonych akt jak również spełniać funkcję systemu elektronicznego archiwum dokumentacji. EBI24 zapewni bezpieczny i zdalny dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, pełne szyfrowanie, ochronę przed utratą i zniszczeniem, szybkie wyszukiwanie a przede wszystkim porządek i kontrolę.
Lekarze
System EBI24 w branży medycznej – kliniki, przychodnie czy nawet szpitale idealnie sprawdzi się jako uzupełnienie podstawowego systemu obsługi pacjentów. Funkcja archiwum wraz z funkcjonalnościami zarządzania dostępem może spełnić funkcję wymaganej od roku 2019 elektronicznej/ cyfrowej dokumentacji medycznej (EDM) takich jak karta leczenia, zgody i inne wymagane dokumenty. Dla małych przychodni takich gabinety stomatologiczne, kilku-gabinetowe przychodnie EBI24 daje możliwość pełnego wsparcia działalności w obszarach tworzenia dokumentów, obsługi faktur, agregacji kosztów, współpracy z biurem księgowym i wiele innych.
Ubezpieczyciele i agencje finansowe
Podobnie jak w przypadku obsługi biur podróży EBI24 pozwoli uwolnić się od stosów papierów i znaczenie uprości i przyśpieszy obieg dokumentów między pracownikami jak również z klientami. Z EBI24 jest możliwe podpisywanych umów bez konieczności wysyłania pocztą drukowanych egzemplarzy i czekanie na odesłanie przez klienta. Z EBI24 istnieje możliwość zdalnego podpisania umowy tj. wysłania emailem umowy z prośbą o odręczny podpis na dokumencie pdf. Po podpisaniu klient może pobrać i zachować umowę w pdf jak również może ją wydrukować. Taki sposób podpisywania umów znacznie przyśpieszy proces zawierania umów, możliwość ich korekty i obniży koszty całego procesu. Oczywiście EBI24 znacznie usprawni działanie każdej Agencji przez swoje podstawowe funkcje jak obsługa dokumentów, archiwizację i obsługę faktur.
E-commerce, Sklepy internetowe
EB 24 jako elektroniczny obieg dokumentów spełni idealną rolę we wsparciu branży e-handlu elektronicznego – zarówno dużych jak i małych sklepów internetowych i innych formach działalności gospodarczej prowadzonej przez Internet. Wystawianie faktur, faktur korygujących stanowią podstawę działalności każdego sprzedającego. Dzięki EBI24 możesz w łatwy sposób zarządzać fakturami wystawiać, wysyłać. Obsługa zamówień, magazynu, agregacja kosztów jak również wysyłka wszystkich dokumentów do biura księgowego odbywać się mogą bez konieczności ich drukowania. Bardzo przydatną funkcją jest obsługa faktur korygujących, które w systemie EBI24 można wystawić oraz wysłać ekspresowo jak również odesłanie zaakceptowanej faktury następuje błyskawicznie drogą e-mail.
Wynajem samochodów
EBI24 pozwala zrewolucjonizować zarządzanie dokumentami w firmie wynajmującej auta. Faktury, podpisywanie umów i protokołów w jednym miejscu i dostępne dla uprawnionych osób on-line. Nowością i dużym ułatwieniem są elektroniczne protokoły wydania/odbioru auta – teraz na tablecie wypełnimy protokół i damy klientowi do podpisu. Podpisana wersja automatycznie zostanie w przekazana do archiwum a klient otrzyma ją na email. Każda wypożyczalnia samochodów może wdrożyć system EBI24 dla jednego rozwiązania takim jak obsługa podpisywania protokołów odbioru lub wykorzystać go w szerokim zakresie dostępnych funkcjonalności jak obsługa dokumentów, obsługa faktur, obsługa filii i wiele więcej.
