O KSeF
KSeF – czym jest i jak przygotować firmę na obowiązkowe e-fakturowanie
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, zmienia sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w firmach. Dla przedsiębiorców to nie tylko nowy obowiązek, ale też impuls do uporządkowania obiegu dokumentów, akceptacji i archiwum. EBI24 pomaga połączyć KSeF z codziennymi procesami firmy w jednym systemie.
Czym jest KSeF?
KSeF to rządowy system służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Taka faktura ma określoną strukturę danych i jest przesyłana do centralnego systemu, który nadaje jej numer identyfikacyjny. KSeF ma ujednolicić proces fakturowania w Polsce oraz uprościć obieg dokumentów podatkowych.
Faktura ustrukturyzowana to nie zwykły PDF, ale dokument w standardzie określonym przez Ministerstwo Finansów.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Wdrożenie obowiązkowego KSeF zostało rozłożone etapami. Zgodnie z aktualną mapą wdrożenia:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek objął największe firmy,
- od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych przedsiębiorców,
- od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.
W 2026 roku przewidziano również okres przejściowy bez sankcji za nieprawidłowe stosowanie KSeF; kary mają wejść od 2027 roku.
Co KSeF zmienia w codziennym obiegu faktur?
Co KSeF zmienia w praktyce?
W praktyce KSeF nie jest tylko „nowym sposobem wystawiania faktur”. Zmienia cały proces pracy z dokumentem:
- sposób przygotowania i wysyłki faktury,
- odbiór faktur zakupowych,
- akceptację i obieg wewnętrzny,
- archiwizację i wyszukiwanie dokumentów,
- współpracę między firmą, księgowością i ERP.
Jeżeli firma wdroży wyłącznie samą integrację z KSeF, ale pozostawi akceptacje, opisywanie faktur i archiwum poza systemem, ryzykuje chaos organizacyjny. Dlatego KSeF warto wdrażać razem z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Jak EBI24 pomaga ogarnąć KSeF?
EBI24 nie traktuje KSeF jako osobnego narzędzia. Włącza go w jeden spójny obieg dokumentów w firmie.
Jeden obieg zamiast wielu systemów
Faktury z KSeF mogą trafiać od razu do workflow akceptacji, a następnie do księgowości i archiwum.
Szybsza akceptacja faktur
EBI24 pozwala kierować dokumenty do odpowiednich osób, pilnować terminów i sprawdzać status każdego etapu.
Integracja z ERP i procesami finansowymi
KSeF można połączyć z istniejącym środowiskiem pracy – systemem FK/ERP, procesami kosztowymi i kontrolą zobowiązań.
Archiwum i historia działań
Każdy dokument ma swoją historię, status i przypisane decyzje, co ułatwia audyt i codzienną pracę księgowości.
Dla kogo to rozwiązanie?
Dla MŚP
Jeśli faktury kosztowe krążą między mailem, Excelem i podpisami „na szybko”, EBI24 pomaga je uporządkować.
Dla biur rachunkowych
Jeśli dokumenty klientów docierają w różnych formach i w różnym czasie, wspólna przestrzeń w EBI24 upraszcza współpracę. Wdrożenie EBI24 pomaga pracować na zatwierdzonych przez klienta kosztach z KSeF.
Dla większych firm i grup kapitałowych
Jeśli firma ma wiele procesów, użytkowników i integracji, EBI24 pomaga spiąć KSeF z obiegiem dokumentów i kontrolą dostępu.
Najczęstsze pytania o KSeF
Najczęstsze pytania dotyczące programu do zarządzania dokumentami EBI24.