Obsługa Dokumentów - Wirtualny Sekretariat

Wirtualny Sekretariat EBI24 pozwala przenieść obsługę wszystkich dokumentów firmowych w wymiar elektroniczny. Umowy, Faktury (kosztowe, przychodowe), Zamówienia, Oferty, Oświadczenia, Protokoły, Wnioski i wszystkie inne dokumenty w Twojej firmie mogą zamienić swoją postać z formy papierowej na formę elektroniczną. Elektroniczny sekretariat EBI24 porządkuje zarządzanie dokumentami i prace biurowe, usprawnia procesy związane z obsługą dokumentów.

Dzięki EBI24 wszystkie dokumenty mogą być w pełni obsługiwane w wygodny i w pełni zautomatyzowany sposób z każdego miejsca i z dowolnego urządzenia – na komputerze lub urządzeniach mobilnych.

Tworzenie, Przesyłanie, Korygowanie, Podpisywanie, Otrzymywanie i Zbieranie może być teraz dużo prostsze i funkcjonalne.

Wystarczy, że znasz hasło i login do swojego konta, by obsługiwać wszystkie konta swoich firm. Przydzielenie wielu użytkowników do konta EBI24 pozwala na kontrolowany dostęp i przydział zadań dla wskazanych osób w Twojej firmie, jak i poza nią (np. biuro księgowe, prawnik etc). Wszystkie dokumenty są przechowywanie w jednym bezpiecznym miejscu. Dostęp i wyszukiwanie dokumentów jest precyzyjne, szybkie i łatwe.

Program do zarządzania dokumentami EBI24 umożliwia zautomatyzowanie procesów tworzenia dokumentów przez wykorzystanie gotowych szablonów dokumentów i automatyczny proces wysyłki zarówno do pracowników Twojej firmy, jak i partnerów zewnętrznych. EBI24 umożliwia również powiązanie dokumentów w tzw. grupy robocze, jak np. umowę z ofertą i z rachunkiem dla ich dalszej łatwiejszej obsługi.

Obsługiwane w ten sposób dokumenty (wysyłane, odbierane i podpisywane umowy) są prawnie wiążące na terenie całej Unii Europejskiej, Stanów Zjednoczonych i w wybranych innych krajach. EBI24 daje nie tylko oszczędności czasu przy obsłudze całego przekroju dokumentów w Twojej firmie, ale przede wszystkim daje wymierne korzyści finansowe (rezygnujesz z drukowania, wysyłania, a także zyskujesz dodatkowe miejsce w biurze). Z wykorzystaniem EBI24 drukujesz tylko to, co naprawdę jest konieczne.

Wyjątkową funkcją EBI24 w zakresie obsługi dokumentów jest możliwość ich elektronicznego podpisywania na dowolnym urządzeniu: smartfonie, tablecie, komputerze. Możesz teraz podpisywać myszką, dotykowo lub przy pomocy specjalnego rysika.

Dzięki EBI24 zyskujesz wygodę, oszczędności, kontrolę i bezpieczeństwo w obsłudze dokumentów w Twojej firmie.

Teraz możesz zamienić sekretariat w Twojej firmie z papierowego na elektroniczny.

Jakie funkcjonalności obsługuje EBI24 – szczegółowe funkcje z zakresu Obsługi Dokumentów:

Obsługa dokumentów (wirtualny sekretariat)

•  Tworzenie
•  Przesyłanie
•  Status dokumentu (Wysłane, Odczytane, Odebrane, Przyjęty, Odrzucony, Zaakceptowany, Podpisany)
•  Obieg
•  Zbieranie
•  Katalogowanie
• •  Foldery
  •  Etykiety
  •  Tworzenie własnych pól do opisywania dokumentów (pola tekstowe, daty, liczby, tak/nie, wybór z listy)
  •  Dokumenty powiązane (linki pomiędzy dokumentami np. Umowa <-> Zamówienie <-> Faktura <-> Korekta)
  •  Załączniki
•  Archiwizacj
•  Import/Eksport
• •  CSV/Excel/XML
  •  Płatności bankowe
  •  EDIFACT
  •  Programy księgowe
•  Wyszukiwanie/Filtrowanie dokumentów
• •  Po tytułach, opisach
  •  Po typach dokumentów
  •  Po datach
  •  Po kwotach
  •  Po klientach, partnerach
  •  Po etykietach, folderach
  •  Po okresach rozliczeniowych
  •  Po polach własnych